ClickFinger

Dans le détail :

La principale fonctionnalité du module « Intranet » est d’envoyer des messages d’information à destinations de ses collaborateurs.

Un message se compose :

• d’un titre,
• d’un message, court de préférence,
  • N.B. : Les messages trop longs sont rarement lus,
• d’une ou plusieurs pièces jointes,
  • image ou PDF, de préférence car ces formats ne nécessitent pas de logiciels tiers pour être lus,
  • Word, Excel, PowerPoint,
  • vidéo ou audio,
• et d’une image d’entête,
  • facultative,
  • mais utile pour aider les utilisateurs à différencier les types de messages.

Date et durée de validité :

• S’il s’agit d’un message d’information, vous devrez sélectionner sa durée de validité.
• S’il s’agit d’un message annonçant un événement, vous pouvez sélectionner le lieu et la date de celui-ci. Ces informations apparaîtront alors dans le message.
• Les messages dont la durée de validité ou la date d’événement est dépassée disparaîtront automatiquement de la liste des messages de vos collaborateurs.
• Préparez vos messages en amont — Renseignez une date de publication pour une diffusion différée.

Événement et module « Agenda » :

Si vous avez renseigné un lieu et une date d’événement, il vous sera alors proposé d’ajouter l’événement à l’agenda commun de l’entreprise.
Seuls les destinataires du message pourront voir l’événement dans leur agenda.

Vous avez besoin de savoir si un message a été lu ? ClickFinger le permet.

Avec l’e-mail, l’accusé de réception n’est pas fiable : les messageries sont souvent configurées pour le bloquer automatiquement, ou les destinataires cliquent machinalement sur « Ne pas envoyer », car il n’est pas naturel de confirmer la réception d’un message avant même de l’avoir lu.

ClickFinger propose une autre approche : l’accusé de lecture.
À la fin du message, un bouton permet au destinataire de confirmer qu’il a bien lu son contenu.
Vous êtes ainsi certain que le message a réellement été lu, sans faux positifs.

Depuis la Supervision, vous pouvez suivre le nombre d’ouvertures du message, ainsi que la liste des personnes ayant confirmé leur lecture — et de celles qui ne l’ont pas encore fait. Reportez-vous à la section « Supervision » plus bas dans cette page pour en savoir plus.

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• Sous forme de QCM, posez-leur des questions :
  • Nombre des questions et de choix de réponses illimités,
  • À choix multiples ou pas,
  • Possibilité d’ajouter une réponse libre,
  • Les réponses peuvent être facultatives ou pas,
  • Elles peuvent être anonymes ou pas.
• Vous avez accès aux résultats via la page de supervision des messages :
  • Ils sont exprimés en nombre de voix et en pourcentage,
  • les données sont exportables au format Excel ou PDF,
  • un système de filtrage vous permet de savoir qui a répondu quoi, si les réponses ne sont pas anonymes,
  • Vous pouvez configurer le QCM de manière à autoriser ou non l’accès aux résultats aux destinataires de celui-ci,
  • Vous pouvez fixer une date de fin de réponse différente de la date de fin de validité du message afin de permettre aux utilisateurs de continuer d’accéder aux informations présentes dans le message et leur permettre d’accéder aux résultats, avant que celle-ci disparaisse de leur interface.

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Dans la Supervision, vous retrouverez l’intégralité des messages qui ont été rédigés, par vous ou par vos collaborateurs qui en ont l’autorisation.

Les messages sont répartis dans 3 onglets :

• l’onglet « Mes messages » qui liste ceux que vous avez envoyé et qui sont toujours en cours de validité,
• l’onglet « Supervision des messages » qui liste ceux que votre équipe a envoyé et qui sont en cours de validité,
  • Découvrez plus en détail ce qu’est la Supervision des messages dans la section « Droits des accès » plus bas dans cette page.
• l’onglet « Messages archivés » qui liste les messages qui étaient précédemment dans les 2 autres onglets mais qui ne sont plus en cours de validité.

Pour chacun des messages, vous pouvez :

• voir son contenu,
• voir le nombre de fois où il a été ouvert,
• le modifier,
• le supprimer,
  • Il apparaîtra alors dans l’onglet « Messages archivés » avec la mention « supprimé le… ».
• et le copier, pour vous appuyer dessus pour rédiger un nouveau message.

C’est aussi ici que vous pourrez voir le résultat des QCM et visualiser les accusés de lecture.
Vous y trouverez :

• le nombre et le pourcentage de réponses,
• pour les QCM, le nombre et le pourcentage de réponse pour chaque réponse,
• et la liste détaillée des réponses de chaque collaborateur, si la réponse n’est pas anonyme.

Vous pourrez également relancer vos collaborateurs qui n’auraient pas répondus en leur renvoyant une notification de rappel.

En cas d’oubli d’ajout d’un destinataire au questionnaire, vous pouvez l’ajouter sans devoir créer une copie. Cela évite des résultats plus difficiles à interpréter.